Skutki w podatku VAT obciążenia pracownika kosztami używania samochodu służbowego do celów prywatnych

Podatnik będący jednocześnie pracodawcą – we wniosku o interpretację zapytał o:

- możliwość korzystania ze zwolnienia z obowiązku rejestrowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku obciążenia pracownika kosztami używania samochodu służbowego do celów prywatnych,

- kwestię uznania obciążenia pracownika kosztami używania samochodu służbowego za dostawę paliwa i braku obowiązku oznaczenia faktury dokumentującej to obciążenie kodem GTU_02 w pliku JPK,

- moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu obciążenia pracownika kosztami używania samochodu służbowego do celów prywatnych.

Chodziło o sytuację, że z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych użytkownik obciążany jest ryczałtowym wynagrodzeniem według ustalonej wysokości raz w miesiącu poprzez potrącenie z wynagrodzenia za pracę.

Jako płatnik zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne swoich pracowników, pracodawca dokonuje rozliczeń częściowo nieodpłatnego świadczenia przysługującego użytkownikom samochodów służbowych z tytułu wykorzystywania ich do celów prywatnych, gdzie za przychód użytkownika zostaje przyjęta różnica pomiędzy wartością tego świadczenia a zryczałtowaną odpłatność z tytułu zużycia paliwa oraz innych płynów eksploatacyjnych do jazd prywatnych.

Dyrektor KIS przypomniał więc, że zwolnieniu przedmiotowemu (z kasy fiskalnej) podlega m.in. dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.

Jednocześnie zwrócono uwagę na to, że pracownik nabywa jedno świadczenie, którym jest udostępnienie zdatnego do użytkowania pojazdu służbowego do jego celów prywatnych.

W ocenie dyrektora KIS: „Wobec powyższego, wykonywane czynności dodatkowe – w tym również zakup paliwa i płynów eksploatacyjnych do poszczególnych pojazdów służbowych - stanowią jedynie element pomocniczy świadczenia usługi zasadniczej, które to czynności dla pracownika nie stanowią celu samego w sobie i wchodzą do podstawy opodatkowania dokonanej jednolitej usługi”. 

Reasumując, organ uznał że: „w zakresie czynności polegających na odpłatnym udostępnieniu pracownikom pojazdów samochodowych w celach prywatnych mogą Państwo korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej do 31 grudnia 2023 r.”

Z powyższej argumentacji (kompleksowe świadczenie polegające na udostępnieniu samochodu) wynikało także, iż obciążenie pracownika kosztami używania samochodu służbowego nie wiąże się z uznaniem, że ma miejsce dostawa paliwa. Stąd brak jest obowiązku oznaczenia faktury w pliku JPK kodem GTU_02.

Odnosząc się zaś do kwestii oceny momentu powstania obowiązku podatkowego, organ wskazał że: „obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi udostępniania samochodów pracownikom powstaje z chwilą upływu terminu płatności za przedmiotową usługę. Natomiast, jeśli wystawicie Państwo fakturę za świadczoną usługę udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych przed upływem terminu płatności, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury dokumentującej tą usługę”.