Jak rozliczać VAT od najmu i opłat dodatkowych

W jednej z tegorocznych interpretacji dyrektor KIS rozpatrywał problem, że strony umowy najmu ustaliły, odrębnie od czynszu najmu, zasady rozliczania należności za media. Związane z przedmiotem umowy najmu koszty mediów najemca pokrywa w wysokości iloczynu kwoty opłaty za dane medium (naliczonej dla całego budynku, określonej w fakturze dostawcy każdego z mediów, pomniejszonej w przypadku energii elektrycznej i energii cieplnej o udział kosztów garażu w kosztach takiego medium) oraz liczby wyrażającej udział powierzchni najmowanej przez najemcę w budynku, do powierzchni całkowitej budynku z wyłączeniem garażu.

Wykazywane na odrębnych fakturach (refakturach) należności z tytułu zużycia mediów dotyczą konkretnego zużycia danego medium przypadającego na najemcę. Każda faktura dokumentująca dostawę danego medium (każde medium jest rozliczane na odrębnej fakturze/refakturze) wskazuje konkretne zużycie podane w jednostkach miary właściwych dla danego medium, stosowanych również przez podmioty dostarczające dane medium do wynajmującego.

Wynajmujący wystawia najemcy, po upływie każdego okresu rozliczeniowego (miesiąca), obok faktury dokumentującej usługę najmu, również fakturę obejmującą obliczone zgodnie z powyższymi zasadami koszty mediów. Faktury (refaktury) dokumentujące dostawę mediów wystawiane są bez jakiejkolwiek marży.

Wysokość opłat pobieranych za poszczególne media z tytułu najmu określona jest w oparciu o wskazania liczników głównych budynku dla danego medium oraz proporcję wynajmowanej powierzchni w relacji do całkowitej powierzchni budynku.

W ocenie organu podatkowego –mamy do czynienia z sytuacją, w której najemca ma możliwość wyboru sposobu korzystania z mediów w postaci energii elektrycznej, energii cieplnej, dostawy wody oraz odprowadzania ścieków, poprzez decydowanie o faktycznej wielkości zużycia.

Stąd w tych realiach sprawy dyrektor KIS uznał, że media w postaci energii elektrycznej, energii cieplnej, dostawy wody oraz odprowadzania ścieków to świadczenia odrębne od usługi najmu. W zawartej umowie zostały bowiem przyjęte kryteria umożliwiające określenie faktycznego zużycia mediów. Przy czym nie jest konieczne, by określenie faktycznego zużycia mediów nastąpiło w oparciu o wskazania liczników/podliczników.

Wystarczające jest natomiast, by strony umowy przyjęły inny sposób ustalenia faktycznego zużycia mediów. Istotny jest zaś wybór takich kryteriów, aby pozwalały one na wydzielenie i oddzielne rozliczenie mediów w taki sposób, że obiektywnie odzwierciedlone zostanie ich zużycie.

W sprawie wystąpiła zaś właśnie sytuacja, gdzie strony ustaliły sposób określenia faktycznego zużycia mediów na podstawie innego kryterium, niż wskazania liczników/podliczników, tj. w oparciu o wskazania liczników głównych budynku dla danego medium oraz proporcję wynajmowanej powierzchni w relacji do całkowitej powierzchni budynku.

Zatem w analizowanej sprawie kwestia, że najemca nie ma możliwości wyboru świadczeniodawcy, nie jest decydująca dla uznania, że w sprawie występuje świadczenie złożone, ponieważ przyjęcie opisanego kryterium zużycia jest przesądzające dla przyjęcia, że usługa najmu oraz dostarczenie mediów stanowią świadczenia odrębne.

W efekcie – dostarczenie mediów nie jest nierozerwalnie związane z usługą najmu. Reasumując, kryterium możliwości decydowania przez najemców o zużyciu mediów może zostać spełnione nie tylko poprzez korzystanie z mechanizmu liczników, lecz także na podstawie zasad określonych według kryterium liczby osób korzystających z wynajmowanej nieruchomości, czy też powierzchni wynajmowanej nieruchomości.