Zobacz, jak udokumentować sprzedaż dokonaną radzie rodziców

Problem: Podatnik dokonał sprzedaży towarów (sprzęt sportowy) na rzecz rady rodziców przy dwóch szkołach. Sprzedaż na żądanie nabywców udokumentował fakturą wystawioną na nabywcę, tj. radę rodziców. Faktura zawierała dane nabywcy bez nr. NIP, gdyż rada rodziców jest wewnętrznym organem szkolnym i nie podlega rejestracji. Przedsiębiorca nie ujął wykazanej w fakturach dla rady rodziców sprzedaży do limitu obrotów, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Czy postąpił prawidłowo?

Warto przy tym zauważyć, że kwestia statusu rady rodziców stanowi dość ciekawy problem, z którego wynikają także pewne konsekwencje podatkowe.

Jeden z podatników miał wątpliwości co do swojego sposobu rozumowania i stąd zwrócił się o interpretację. 

Dyrektor KIS przypomniał, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z generalnej zasady wynika to, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Organ podatkowy wyjaśnił, że w celu wspierania działalności statutowej szkoły lub placówki rada rodziców może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek rodziców oraz innych źródeł. W praktyce rada rodziców wydatkuje zgromadzone środki na cele dydaktyczne, wychowawcze lub opiekuńcze dla uczniów szkoły, takie jak wycieczki, obozy, kolonie, wyjścia do teatru lub kina, imprezy szkolne, upominki okolicznościowe czy nagrody na koniec roku szkolnego.

W tym zakresie rada rodziców jest częścią placówki oświatowej, tj. szkoły utworzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego (np. gminę) w formie jednostki budżetowej (np. gminnej jednostki budżetowej).

W odniesieniu więc do czynności wykonywanych przez rady rodziców działające w ramach struktur organizacyjnych samorządowych jednostek budżetowych uznanych w świetle przepisów ustawy o VAT za działalność gospodarczą, podatnikiem jest JST (działająca w takim charakterze). Powyższe oznacza, że w takim przypadku rady rodziców nie można uznać za odrębnego od jednostki samorządowej podatnika VAT.

W efekcie w razie dokonywania zakupu towarów lub usług w imieniu gminy, np. przez rodzica będącego członkiem rady rodziców (do czego osoba dokonująca zakupu powinna posiadać stosowne umocowanie), transakcja taka powinna być potwierdzona fakturą. W takim przypadku faktura winna zawierać dane gminy jako nabywcy.

Ewentualnie, jeśli zakupy realizowane są przez rodzica będącego członkiem rady rodziców (w ramach jego działań w strukturze rady rodziców) we własnym imieniu, powinny być, co do zasady, udokumentowane paragonem fiskalnym lub ewentualnie fakturą w przypadku zgłoszenia takiego żądania sprzedawcy w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Faktura w takim przypadku powinna być wystawiona generalnie na rzecz rodzica dokonującego nabycia towarów lub usług, choć może ona też zawierać także dane identyfikujące daną radę rodziców.

Źródło:

Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 11 marca 2024 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.801.2023.1.JM