Bez VAT przy obciążaniu kontrahentów kosztami reklamacji

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji maszyn do obsługi ładunków dla statków, portów, terminali itp. Elementy niezbędne do wykonania maszyn spółka, na podstawie odrębnych umów, nabywa od innych podmiotów (nabywane towary są wykorzystywane do produkcji maszyn).

Zdarzają się sytuacje, w których towary dostarczane przez kontrahentów nie spełniają wymagań jakościowych lub zawierają wady i są przez spółkę reklamowane. Wady te są identyfikowane zarówno przed wykorzystaniem otrzymanych towarów do produkcji, jak i w okresie późniejszym po wyprodukowaniu maszyny.

W efekcie spółka ponosi koszty (w tym koszty niezbędne do wywiązywania się z obowiązków względem odbiorców towarów), na które składają się m.in. koszty transportu wadliwych towarów lub produktu zamiennego, koszty napraw, koszty przeładunku, koszty materiałowe i godzinowe, koszty postoju produkcji, koszty demontażu produktu itp. Są to więc koszty reklamacji.

Kontrahenci udzielają gwarancji na dostarczane produkty. W umowach z nimi mogą być zapisy, z których wprost wynika, iż kontrahenci ponoszą odpowiedzialność dotyczącą m.in. kosztów zastępstwa, naprawy, demontażu wadliwego produktu, a także koszty transportu, obejmujące przewóz produktu obarczonego wadą oraz produktu zamiennego.

W umowach może być również określone wprost, iż w przypadku, gdy kontrahent odmówi wypełnienia warunków gwarancji bądź nie dopełni ich w całości w ustalonym terminie (np. w ciągu 14 dni od zawiadomienia), Spółce przysługuje prawo do naprawy bądź wymiany wadliwego towaru, dokonanej na koszt kontrahenta.

Spółka zapytała zatem, czy: 

• obciążanie kontrahentów kosztami reklamacji nie powinno być traktowane jako odpłatne świadczenie usług w rozumieniu ustawy o VAT i tym samym nie powinno być dokumentowane poprzez wystawienie przez spółkę faktury VAT (lecz poprzez wystawienie innego dokumentu, np. noty obciążeniowej),
• spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, w sytuacji późniejszego obciążania kontrahentów kosztami reklamacji,
• jeżeli otrzymane od kontrahentów płatności tytułem zwrotu kosztów reklamacji pozostają poza zakresem VAT, to otrzymanie należności nie powoduje po stronie Spółki obowiązku obliczenia kwoty podatku naliczonego z zastosowaniem „prewspółczynnika”.

Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za prawidłowe i odstąpił od uzasadnienia prawnego oceny tego stanowiska. Warto jednak poznać argumentację podatnika.

Przekonywał on, iż dokonanie płatności przez kontrahentów tytułem zwrotu poniesionych przez spółkę kosztów reklamacji nie wiąże się z otrzymaniem po ich stronie ekonomicznej korzyści i funkcjonowaniem odrębnej transakcji, która mogłaby być uznana za usługę w rozumieniu przepisów o VAT.

Jak wynika z kolei z ugruntowanej praktyki organów podatkowych oraz sądów administracyjnych, otrzymanie odszkodowania / kary umownej nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT (gdyż płatność taka nie może zostać uznana za wynagrodzenie z tytułu świadczenia usług). Tym samym kwoty przekazywane przez kontrahentów tytułem kosztów reklamacji są formą rekompensaty za szkodę, a nie płatnościami za świadczenie.

W analizowanym przypadku spółka nabywa od kontrahentów towary celem realizowania przez spółkę działalności operacyjnej podlegającej opodatkowaniu VAT. Tym samym, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących nabycia towarów od kontrahentów.

Na powyższe nie powinien mieć wpływu fakt, iż po nabyciu towarów od kontrahentów, spółka była zobowiązana do ponoszenia kosztów reklamacji, które wiązały się m.in. ze zidentyfikowanymi wadami towarów, a które rozliczane są z kontrahentami w formie not obciążeniowych.

Nie pojawi się tu również problem odliczenia z zastosowaniem prewspółczynnika. Zwrot od kontrahentów poniesionych kosztów reklamacji tytułem rekompensaty za poniesioną szkodę jest bowiem w istocie konsekwencją prowadzonej działalności gospodarczej.