Zasady przyspieszonego zwrotu VAT

Podmiot prowadzący działalność gospodarczą będący podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT ponosi wydatki z tytułu zakupów, może zatem pomniejszyć należną kwotę podatku z tytułu sprzedaży towarów lub usług o podatek naliczony, wykazany co do zasady w fakturach zakupu.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Związek ten może być bezpośredni lub pośredni.

Zatem jeżeli podatnik kupuje towary lub usługi, a one mają służyć wykonywaniu przez niego do czynności opodatkowanych VAT, to co do zasady, ma prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów.

Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym kwota podatku naliczonego jest wyższa od kwoty podatku należnego, to podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy.

Do podatnika należy decyzja, czy chce skorzystać z nadwyżki, aby obniżyć wartość podatku należnego na kolejne okresy lub otrzymać zwrot, przelewany na rachunek bankowy. Jeśli jednak w rozliczeniu brak jest nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, podatnik nie ma prawa do wystąpienia o zwrot podatku.

Zazwyczaj zwrot podatku VAT następuje w terminie 60 dni od dnia złożenia rozliczenia przez podatnika. Jeśli organ podatkowy będzie miał wątpliwości, co do zasadności zwrotu kwoty podatku naliczonego, może przedłużyć termin w celu wyjaśnienia. Przedłużenie zwrotu następuje zawsze w formie postanowienia.

Oprócz terminu zwrotu podstawowego przepisy ustawy o podatku VAT przewidują również szczególne terminy zwrotu VAT.

 Podatnikowi przysługuje prawo do otrzymywania zwrotu różnicy podatku VAT w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia deklaracji (art. 87 ust. 6 ustawy o VAT). Z możliwości tej skorzystać można w przypadku spełnia łącznie sześciu enumeratywnie wskazanych warunków.

Pierwszy polega na tym, że kwoty podatku naliczonego wykazane w deklaracji podatkowej wynikają wyłącznie z określonych przepisami faktur, dokumentów i czynności (z wyłączeniem kwoty podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczonej w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazanej w deklaracji), tj. z:

• faktur dokumentujących kwoty należności, które zostały w całości zapłacone za pośrednictwem rachunku bankowego podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo rachunku podatnika w SKOK, której jest członkiem, wskazanego w zgłoszeniu identyfikacyjnym;
• faktur, innych niż wymienione powyżej dokumentujących należności, jeżeli łączna kwota tych należności nie przekracza 15 000 zł;
• dokumentów celnych, deklaracji importowej oraz decyzji, wymienione w art. 33 ust. 2–3 oraz art. 34 ustawy o VAT., które zostały przez podatnika zapłacone;
• importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, jeżeli w deklaracji podatkowej została wykazana kwota podatku należnego od tych transakcji.

Drugi warunek polega na tym, że kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3.000 zł. Zatem jeśli kwota z przeniesienia jest wyższa, to wówczas przyspieszony zwrot nie przysługuje.

Trzeci warunek zostanie spełniony, jeżeli podatnik złoży w urzędzie skarbowym, nie później niż w dniu złożenia deklaracji, potwierdzenie zapłaty należności, tj. należności, które zostały w całości zapłacone za pośrednictwem rachunku bankowego podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo rachunku podatnika w SKOK, której jest członkiem, wskazanego w zgłoszeniu identyfikacyjnym).

Czwarty warunek zostanie spełniony, jeżeli podatnik był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny przez kolejnych 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dany okres rozliczeniowy w którym wystąpił o zwrot w terminie 25 dni.

Piąty warunek zostanie spełniony, jeżeli podatnik przez kolejnych 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dany okres rozliczeniowy składał deklaracje VAT, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy o VAT.

Szósty warunek polega na tym, że podatnik nie naruszy obowiązku zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych (art. 87 ust. 6c ustawy o VAT). Warunek ten obowiązuje w okresie rozliczeniowym w którym wystąpiono o zwrot, oraz w sześciu kolejnych okresach rozliczeniowych.

Od 1 lipca 2018 r. obowiązują przepisy dotyczące mechanizmu podzielonej płatności i związany z nim art. 87 ust. 6a ustawy o VAT. Rozwiązanie to przewiduje zwrot różnicy podatku VAT również w terminie 25 dni, jednakże zwrot ten dokonany zostanie na tzw. rachunek VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy o VAT.  

Przepis ten jest przepisem szczególnym w stosunku do art. 87 ust. 2 ustawy o VAT, co oznacza, że bez względu na to czy podatnik dokonał czynności opodatkowanych, zwrot na rachunek VAT powinien nastąpić w terminie 25 dni. Przepisy ustawy o VAT nie pozwalają jednak, aby w rozliczeniu podatnik wykazał część nadwyżki VAT naliczonego nad należnym do zwrotu na rachunek VAT, a pozostałą część do zwrotu na rachunek bankowy.

 Natomiast od 1 stycznia 2022 r. istnieje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są one wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. W obecnym stanie prawnym wystawianie faktur przy użyciu KSeF jest dobrowolne.  Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów obowiązkowy KSeF dla największych podatników będzie od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.

Podobnie, jak przy zwrocie różnicy podatku VAT w terminie 25 dni, ustawodawca narzucił obowiązek spełniania łącznie pięciu warunków. Realizacja tych warunków, jest weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Pierwszy polega na tym, że podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane w celu udokumentowania:

• sprzedaży, a także dostaw towarów i świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, na rzecz innych podatników podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osób prawnych niebędących podatnikami,
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury unijnej dotyczącej niektórych dostaw towarów oraz świadczenia niektórych usług,
• otrzymanej całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności (w zakresie, w jakim faktury takie dotyczą otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy)

Drugi warunek zostanie spełniony, jeśli kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3.000 zł.

Trzeci warunek zostanie spełniony, jeśli podatnik przez kolejnych 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Czwarty warunek, zostanie spełniony, jeśli podatnik przez kolejnych 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot, składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT.

Ostatni warunek zostanie spełniony, jeśli podatnik przez kolejnych 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot, posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT (czyli wskazany na tzw. białej liście podatników).

W dalszym ciągu organy podatkowe będą miały możliwość przedłużenia terminu zwrotu podatku VAT, jeżeli zasadność zwrotu wymaga dodatkowego zweryfikowania (art. 87 ust. 2 zdanie drugie ustawy o VAT).