Czy skany faktur dają prawo do zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych

Dyrektor KIS, ponownie rozpatrując sprawę z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględnił wyroki WSA w Warszawie z 20 kwietnia 2022 r., III SA/Wa 2102/21 oraz NSA z 19 stycznia 2023 r., II FSK 1162/22.

Uznał, że w świetle art. 15 ust. 1 w zw. z art.  9 ust. 1 ustawy o podatku CIT działanie podatnika polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone po ich zeskanowaniu w formie papierowej, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, będzie prawidłowe.

Biorąc pod uwagę przepisy prawa (także ustawę o rachunkowości, ordynację podatkową czy jeszcze np. ustawę o VAT), brak jest przeszkód do przechowywania dowodów źródłowych, z wyłączeniem dokumentów enumeratywnie wskazanych w przepisach ustawy o rachunkowości, w formie elektronicznej, jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w trwałej oraz niezmienionej postaci na informatycznych nośnikach danych, w porównaniu z papierowym oryginałem.

Oznacza to również, iż dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą stanowić podstawę ujęcia w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. W przypadku zeskanowania faktur papierowych i następnie przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, podatnik nie utraci zatem prawa do zaliczenia do wydatków uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami.

Czytaj także:

Czy skan dokumentu CMR może stanowić dokument do prawidłowego rozliczenia usługi
Czy można odliczyć VAT ze skanu faktury przesłanej w formie wiadomości MMS
Dowiedz się, czy skan faktury pozwala na odliczenie VAT i zaliczenie wydatku do kosztów