Najważniejsze zmiany związane z wprowadzeniem KSeF od 1 lipca 2024 r.

Trzeba pamiętać, że faktury dla odrób fizycznych (tzw. B2C), są wyłączone z zakresu obowiązkowej wysyłki do KSeF. Ustawodawca nie pozostawia w tym zakresie możliwości dobrowolnego wyboru e-fakturowania przez podatnika.

Wprowadzone przepisy doprecyzowały zakres obowiązku dla podatników zagranicznych. W konsekwencji podmioty posiadające na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (w rozumieniu przepisów o VAT), będą zobligowane do korzystania z KSeF, ale tylko w zakresie, w jakim to stałe miejsce uczestniczy w transakcji objętej fakturą.

Z kolei kary pieniężne za nieprawidłowości przy wystawianiu e-faktur będą stosowane dopiero po pół roku obowiązywania e-fakturowania przez KSeF - tj. od 1 stycznia 2025. Katalog naruszeń oraz wysokość kar nie uległy zmianie (do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze lub do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem dla faktur bez podatku). Zlikwidowano natomiast minimalne kwoty kar. Podobne przesunięcie na 1 stycznia 2025 r. dotyczy też zniesienia możliwości wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących oraz wystawiania e-faktur uproszczonych w KSeF, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro.

Z obiegu gospodarczego mają zostać wycofane noty korygujące. Tym samym jedynym sposobem poprawienia danych na fakturach będzie wystawienie faktury korygującej.

Wychodząc naprzeciw uwagom zgłaszanym przez podatników, przewidziano możliwość zastosowania kursu przeliczeniowego dla faktur wystawianych w walutach obcych z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 (datę wystawienia), o ile faktura została faktycznie wystawiona czyli przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia po dacie z pola P_1.

Oprócz trybu awarii KSeF, znanego z poprzedniej wersji projektu, wprowadzono także tzw. tryb offline dla problemów technicznych z wystawianiem e-faktur po stronie podatnika. 

W BIS będą zamieszczane informacje dotyczące okresu trwania niedostępności KSeF (prace serwisowe) oraz komunikaty dotyczące okresu trwania awarii KSeF. W przypadku braku takiej możliwości komunikaty będą ogłaszane w środkach społecznego przekazu. Przepisy potwierdzają, że w okresie trwania awarii faktury powinny być wystawiane zgodnie ze schemą e-faktury i dostarczane kontrahentom w uzgodniony sposób. Za datę wystawienia uznaje się datę z pola P_1, a datą otrzymania przez nabywcę tej faktury ma być data przydzielenia numeru identyfikacyjnego przez KSeF po okresie awarii. 

Utrzymany został termin 7 dni od dnia zakończenia awarii na dostarczenie do KSeF faktur wystawionych w czasie jej trwania. Faktura korygująca do faktury wystawionej podczas trwania awarii będzie mogła być przeprocesowana przez KSeF dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej.

Trzeba więc pamiętać, ze w razie awarii u podatnika, może on wystawić fakturę zgodną ze schemą e-faktury w trybie offline i dostarczyć do KSeF w następnym dniu roboczym.

Utrzymany został również obowiązek potwierdzenia podania numeru identyfikacyjnego KSeF (lub identyfikatora zbiorczego) w komunikacie przelewu bankowego, na rzecz podatnika VAT czynnego, za fakturę ustrukturyzowaną. Dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury ustrukturyzowane wystawione na rzecz tego nabywcy. 

Przepisy wprowadzające KSeF wprowadziły obowiązek stosowania kodu weryfikującego (QR) dla faktur poza KSeF. Kodem weryfikacyjnym należy oznaczać zarówno wizualizacje e-faktur wykorzystywanych poza KSeF (np. wysyłanych jako pdf do odbiorcy zagranicznego), jak również faktury wystawiane w okresie trwania awarii KSeF, w trybie offline oraz wystawione w KSeF faktury VAT RR i korekty do nich.

Niektóre rodzaje transakcji mają zostać wyłączone z obowiązkowego e-fakturowania. Dotyczy to biletów autostradowych, jednorazowych biletów komunikacyjnych oraz usług kontroli i nadzoru ruchu lotniczego.

Przeczytaj także:

Kolejne zmiany w rozporządzeniu w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
Już tylko niecały rok do obowiązkowego stosowania KSeF