Jak ustalić moment ujęcia faktury korygującej in minus

Dyrektor KIS analizował w interpretacji przypadek podatnika, który zamierza zawierać w umowach z kontrahentami postanowienia, na mocy których będzie on uprawniony do dokonywania korekt, bez konieczności dodatkowego uzgodnienia treści korekty z danym kontrahentem, po zaistnieniu okoliczności objętych uzgodnieniem w treści umowy.

Postanowienia umowne będą w szczególności regulować warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla świadczenia usług określonych w fakturze wystawianej za dany okres rozliczeniowy. Jednocześnie podatnik zamierza zamieszczać na fakturach korygujących wystawianych po zmodyfikowaniu bądź zawarciu nowych umów sformułowanie „wystawienie niniejszej korekty stanowi uzgodnienie dla potrzeb stosowania przepisu art. 29a ust. 13 ustawy o VAT i wynika z zapisów umowy zawartej przez strony wskazane w treści niniejszej faktury”.

Stąd uzgodnienie i udokumentowanie uzgodnienia treści faktury korygującej in minus będzie odbywało się między stronami już na etapie umowy, a faktury będą wystawiane w sposób zautomatyzowany, po zaistnieniu okoliczności faktycznych określonych w treści uzgodnienia bez podejmowania dodatkowych ustaleń między stronami umowy.

Rozwiązanie takie ma usprawnić księgowanie świadczonych usług i pozwoli na zachowanie przejrzystości rozliczeń. Podatnik miał wątpliwość, czy można uznać za „uzgodnienie” udokumentowanie treści uzgodnienia w umowie między podatnikiem a jego kontrahentami, by uznać że prawo do obniżenia podstawy opodatkowania powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona została faktura korygująca w przypadku spełnienia warunków uzgodnienia przed jej wystawieniem.

Jak wyjaśnił organ podatkowy, „(…) Przy wystawieniu faktury korygującej istotne są faktyczne ustalenia między kontrahentami, a nie tylko samo wystawienie faktury. Zasadnicze znaczenie dla obniżenia podstawy opodatkowania ma dokumentacja potwierdzająca, że obie strony transakcji znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji. Ustawodawca nie sprecyzował katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie nowych warunków transakcji, żaden przepis nie określa specjalnej formy wymaganych dokumentów.

Wobec tego dokumentacja może być prowadzona w dowolnej formie. Uzgodnienie transakcji powinno wynikać w szczególności z warunków handlowych i przyjętych zwyczajów we współpracy między kontrahentami. Jak Państwo wskazali, umowy zawierane z kontrahentami będą regulować warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla świadczonych przez Państwa usług. Po zaistnieniu okoliczności objętych uzgodnieniem w treści umowy, będą Państwo uprawnieni do dokonywania korekt, bez konieczności dodatkowego uzgodnienia treści korekty z danym kontrahentem.

Należy zatem uznać, że postanowienia zawarte w treści umów z kontrahentami potwierdzają uzgodnienie z kontrahentami warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla świadczonych usług określonych w fakturze korygującej. Wystawienie faktury korygującej jest konsekwencją uprzednich udokumentowanych w umowie uzgodnień pomiędzy stronami.

Podsumowując, w analizowanej sprawie umowy zawierane z kontrahentami będą zawierać uzgodnienia regulujące warunki obniżenia podstawy opodatkowania świadczonych usług, zatem należy uznać, że stanowić będą dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy.

Posiadanie tej dokumentacji uprawnia państwa do obniżenia podstawy opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, przy założeniu spełnienia warunków uzgodnienia przed jej wystawieniem”.