22 ważne wnioski z konsultacji w sprawie KSeF

Zakończyły się konsultacje w sprawie obowiązkowego KSeF. Przedstawiamy podsumowanie wybranych wniosków, jakie z nich płyną:

1. Nie nastąpią żadne kluczowe zmiany w schemie i zasadach funkcjonowania KSeF

MF, pomimo wielu postulatów środowiska przedsiębiorców, definitywnie odrzuciło możliwość odejścia od powiązania daty przesłania faktury jako daty jej wystawienia. Postulat branży paliwowej wprowadzania faktury do KSeF w terminie np. 3 dni w stylu BANKU FAKTUR, a klientom wydawanie faktur w trybie jak dotychczas, niestety przepadł.

2. Błędy semantyczne w schemie

Zasygnalizowano potrzebę analizy kwestii błędów semantycznych w schemie przy wysyłaniu faktury via API – w tym pokazywanie pierwszego błędu, który spowodował odrzucenie faktury.

3. Tryb offline a KSeF

Będzie możliwość stosowania trybu offline po doprecyzowaniu zasad jego używania w sytuacjach wystawiania faktur tzw. przy kasie.

4. Wizualizacja e-faktury w KSeF

Resort finansów potwierdził, że jeżeli chodzi o wizualizację e-faktury, to wymóg zgodności dotyczy danych, a nie ich układu i formy prezentacji. Nie jest planowane udostępnienie wzoru wizualizacji, która jest wykorzystywana przez aplikację podatnika.

5. Tryb awaryjny

Będzie rozpatrywana możliwość publicznego udostępnienia zasad, na jakich ma następować kwalifikacja przesłanek do przejścia w tryb awaryjny.

6. Wydajność KSeF

Wydajność KSeF jest obecnie na etapie weryfikowania, zaproszono do udziału w testach przedsiębiorców. Jak wskazaliśmy na spotkaniu, MF ma dane dotyczące liczby faktur z JPK, ale nie posiada wiedzy co do godzin wysyłki faktur do klientów. Część dużych korporacji przesyła faktury około godziny 22 celem minimalizacji obciążenia sieci.

7. Faktury konsumenckie a KSeF

Faktury konsumenckie/status nabywcy – w tej kwestii przedsiębiorcy apelują, aby co do zasady identyfikacji klienta dokonywać poprzez podanie NIP nabywcy, bez konieczności dalszej weryfikacji statusu przez wystawcę. Takie rozwiązanie wymaga zmiany przepisów podatkowych, co miałoby nastąpić w czerwcu 2024 roku.

Pojawiły się trzy koncepcje:

1. faktury B2C całkowicie poza KseF,

2. wszystkie faktury, w tym konsumenckie w KSeF wystawiane dobrowolnie,

3. ujmowanie w KSeF tylko faktur z NIP.

Zaproponowano w trakcie konsultacji rozwiązanie, aby wszystkie faktury do KSeF wprowadzać dobrowolnie. Czekamy na ostateczne stanowisko MF w tej sprawie.

8. Przelew a nr faktury w KSeF

Jeżeli chodzi o obowiązek podania przy płatnościach przelewem numeru KSeF faktury, to od 1 lipca 2024 r. obowiązek ten wchodzi w zakresie płatności w split payment, a od 1 stycznia 2025 r. będzie dotyczyć wszystkich przelewów. 

9. Instytucje zewnętrzne a dostęp do faktur w KSeF

Nie jest planowane, aby instytucje zewnętrzne miały dostęp do faktur w KSeF, to jedynie wystawca decyduje o udostępnieniu faktury, wskazując podmiot w fakturze (np. w sekcji Podmiot 3) lub poprzez nadanie uprawnienia.

10. Dane Podmiotu 3 na fakturze korygującej

MF nie zamierza wdrożyć rozwiązania wymuszającego podanie danych Podmiotu 3 na fakturze korygującej, jeżeli wcześniej był on podany na fakturze sprzedażowej. W konsekwencji, jeżeli na korekcie nie zostaną wskazane dane podmiotu w sekcji Podmiot 3, to ten podmiot nie zobaczy tej korekty.

11. Kody QR a KSeF

Komplet specyfikacji dotyczący kodów QR oraz identyfikatorów płatności ma być dostępny 18 marca 2024 r. Ma też powstać wersja angielska, ale zostanie udostępniona dopiero po tym, jak już zakończą się zmiany legislacyjne.

12. Dane na fakturze

Każdy podmiot wskazany w fakturze będzie widział wszystkie dane z niej wynikające (niezależnie, czy jest to Podmiot 2 czy też Podmiot 3).

13. Faktury scamowe

Ukrycie faktur scamowych nie skutkuje ukryciem tej faktury dla innych podmiotów biorących udział w transakcji i mającym dostęp do faktur (np. wystawcy, faktora wskazanego jako Podmiot 3).

Nie jest planowana funkcjonalność, aby informacja o oznaczeniu faktury jako scamowej była przekazywana innym podmiotom.

14. Zwiększony poziom bezpieczeństwa

Zostanie podniesiony poziom bezpieczeństwa dostępu anonimowego do faktur. Nastąpi to poprzez udostępnienie w nowej wersji dostępu przez powiązanie z kodami QR. Po sczytaniu kodu QR podajemy dodatkowo 3 informacje – NIP nabywcy (bądź info o jego braku), numer faktury, kwota należności ogółem, co gwarantuje nam uzyskanie dostępu do pojedynczej faktury.

15. Dostęp pośredni do KSeF

Nastąpi modyfikacja dostępu pośredniego do KSeF, czyli jeśli nadajemy uprawnienie dla biura rachunkowego, to biuro wskazuje konkretnego pracownika, który ma mieć dostęp do faktur klienta. Pracownik nie uzyska w ten sposób dostępu do wszystkich faktur biura.

16. KSeF wprowadzane etapami

Resort finansów analizuje etapowe wprowadzanie KSeF – przy czym branża dostawców mediów jest temu przeciwna.

17. Zmiany w schemie

Ewentualne zmiany w schemie resort finansów dopuszcza w przyszłości. Nie będzie modyfikacji w schemie oczekiwanej przed przedsiębiorców dotyczącej sytuacji słownego określania terminu płatności np. w terminie 21 dni od dnia wystawienia faktury.

18. Faktury wydawane na stacjach paliwowych

MF nie będzie narzucało tego, co klient ma otrzymać podczas zakupu paliwa na stacji. Po stronie podatników pozostaje wybór, co będą wydawać, czy wizualizacje faktur, a jeżeli nie, to jakie inne dokumenty.

19. Faktura wysłana do KSeF a brak dokumentu

Niestety nie ma stanowiska MF, co w sytuacji, gdy wyślemy fakturę do KSeF, a z przyczyn niezależnych od nas proces wystawiania faktury się przedłuża w przypadku, gdy klient na miejscu czeka na fakturę. Problem ten nadal będzie analizowany.

20. Drukowanie faktur za pomocą kas fiskalnych w trybie niefiskalnym

Ministerstwo Finansów rozważy opcję drukowania faktur za pomocą kas fiskalnych w trybie niefiskalnym, czyli bez ich wystawiania przy użyciu tej kasy. Oznaczałoby to, że kasa/drukarka fiskalna służyłyby wyłącznie do druku, faktura nie byłaby wystawiana przy użyciu kasy/ drukarki fiskalnej. Korzyść to wykorzystanie aktualnej infrastruktury do drukowania faktur.

21. Faktury w KSeF a branża paliwowa

MF zapowiedziało, że przyjrzy się kwestii ilości pozycji możliwych do uwzględniania na fakturze w branży paliwowej. Obecnie jest ich zbyt mała ilość, biorąc pod uwagę wystawianie faktur zbiorczych za miesiąc.

22. Nowelizacja ustawy w sprawie KSeF

Ministerstwo Finansów zakłada, że nowelizacja ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF nastąpi do końca czerwca. Wtedy też mają zostać wydane stosowne rozporządzenia.