Jak przygotować się na zmiany stawek VAT od lipca – strategia w 3 krokach

Zmiany wynikają z wprowadzenia tzw. nowej matrycy stawek, co następuje z jednoczesną zmianą klasyfikacji statystycznych stosowanych do celów tego podatku. PKWiU z 2008 roku. zastąpi w przypadku towarów tzw. Nomenklatura Scalona (CN), a w przypadku usług nowsza PKWiU z 2015 roku. W drodze wyjątku do końca 2020 roku dotychczasowa PKWiU 2008 wciąż będzie stosowana do celów m.in. określenia towarów i usług objętych załącznikiem 15 ustawy o VAT.

Pierwszym krokiem powinno być zidentyfikowanie towarów lub usług, których dotyczy zmiana stawki. Oczywiście wpływ tej zmiany na działalność danego podatnika będzie uzależniony od rodzaju prowadzonej przez niego działalności. Dla niektórych będzie ona w zasadzie niezauważalna, dla innych przyporządkowanie właściwych stawek VAT po zmianie przepisów może stanowić duże wyzwanie.

W tej drugiej grupie z pewnością znajdą się m.in. przedsiębiorcy produkujący ww. towary lub nimi handlujący (hurtownie, detaliści). Należy zaznaczyć, że odpowiedzialność za zastosowanie niewłaściwej stawki (w praktyce – zaniżonej) stawki VAT spoczywa na podatniku. W tym kontekście stosownej analizy każdy powinien dokonać niezależnie, nie zawsze powielanie stawki zastosowanej przez dostawcę na poprzednim etapie obrotu doprowadzi do prawidłowego rezultatu.

W razie wątpliwości warto pamiętać o nowym instrumencie, którym jest wiążąca informacja stawkowa (WIS). Istnieje możliwość potwierdzenia właściwej klasyfikacji statystycznej towaru lub usługi, a przez to również stawki VAT, w formie decyzji Dyrektora Krajowej Informacji Stawkowej. Co ważne, WIS będą publikowane, a podatnicy będą mogli skorzystać z mocy ochronnej takiej decyzji wydanej w odniesieniu do innego podmiotu, o ile dotyczy analogicznych towarów lub usług. Na marginesie, w formie WIS istnieje również możliwość potwierdzenia klasyfikacji statystycznej towarów lub usług do celu określenia skutków VAT związanych z daną klasyfikacją, innych niż przyporządkowanie stawki VAT.

Kolejnym krokiem powinna być analiza zawartych umów, wzorów zamówień, cenników itp. w celu sprawdzenia, czy w przypadku towarów lub usług objętych zmianą stawki nie wymagają one modyfikacji. W praktyce w transakcjach między przedsiębiorcami (np. sprzedaż przez hurtownię do detalisty) stosowane są najczęściej ceny netto wraz z klauzulą przewidującą zastosowanie właściwej na dany moment stawki VAT (choć zdarzają się wyjątki od tej reguły, np. w kontekście zamówień publicznych). Z kolei dla detalisty dostosowanie cenników do nowych stawek może być kluczowe, zwłaszcza jeśli stawka ulega zwiększeniu i w razie zachowania dotychczasowej ceny brutto wzrost stawki przedsiębiorca będzie musiał sfinansować z własnej marży.

Wreszcie zmiana stawek oznacza również konieczność podjęcia działań o charakterze technicznym, lecz w praktyce często dosyć czasochłonnych i uciążliwych. Nowe stawki dla poszczególnych produktów powinny zostać odpowiednio wprowadzone do stosowanych przez podatników systemów informatycznych. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów muszą pamiętać o dokonaniu odpowiednich zmian umożliwiających ewidencjonowanie sprzedaży na kasach rejestrujących z zastosowaniem właściwych stawek.

Zmiana polegająca na przyporządkowaniu właściwych, nowych stawek dla towarów lub usług ewidencjonowanych za pomocą kasy rejestrującej może być wykonana przez podatnika we własnym zakresie, bez udziału serwisanta. Skala skomplikowania i czasochłonność tej operacji będzie uzależniona od tego, jak znacznej części asortymentu dotyczy zmiana stawki VAT, jak również rodzaju używanej kasy rejestrującej.