Czy można wystawić fakturę VAT w przypadku zgubienia paragonu

Przed zmianą przepisów organy podatkowe w wyjątkowych sytuacjach dopuszczały taką możliwość. Można się spodziewać, że po zmianach wprowadzonych od 1 stycznia 2020 r. taka praktyka będzie kontynuowana. Warto jednak sprawdzić, czy w przypadku faktury wystawianej na rzecz podatnika VAT dotyczącej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, był podany numer VAT nabywcy na paragonie fiskalnym. Przyporządkowanie wystawionej faktury do konkretnej transakcji

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT).

Zasadą jest więc, że nabywca żądający wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej uprzednio paragonem fiskalnym powinien przekazać ten paragon sprzedawcy. Celem tej regulacji jest jednoznaczne przyporządkowanie wystawionej faktury do konkretnej transakcji już pierwotnie udokumentowanej dla celów VAT, a w konsekwencji uniknięcie ponownego jej opodatkowania.

Wyjątek od powyższej zasady wprost przewidziany w przepisach dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jeśli wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W praktyce pojawiają się wątpliwości, czy – poza wyjątkiem wprost wskazanym w przepisach – w ogóle jest możliwe wystawienie faktury w przypadku, gdy żądając jej wystawienia nie dysponuje wydanym mu w momencie dokonywania transakcji paragonem fiskalnym (np. jeśli paragon został zgubiony lub uległ zniszczeniu). Literalne brzmienie art. 106h ust. 1 ustawy o VAT mogłoby sugerować, że nie.

Jednak w praktyce organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych dopuszczały taką możliwość, jeśli na podstawie informacji przedstawionych przez klienta sprzedawca był w stanie określić, której transakcji zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej dotyczy żądanie.

Przykładowo, wskazanie przez klienta takich informacji jak:

• data i przybliżona godzina transakcji,
• jej wartość oraz numer użytej karty płatniczej
• mogą być dla sprzedawcy wystarczające, aby na podstawie posiadanej ewidencji zidentyfikować daną transakcję (ew. również wygenerować kopię paragonu).

Organy podatkowe wskazywały jednocześnie, że wystawienie faktury bez pozostawienia przez klienta oryginału paragonu fiskalnego nie powinno stać się stałą procedurą, lecz dotyczyć sytuacji wyjątkowych.

Wydaje się, że po zmianach wprowadzonych od 1 stycznia 2020 r. jest możliwe utrzymanie powyższej praktyki. Dodatkową okolicznością wymagającą uwzględnienia jest jednak wymóg, aby w przypadku faktury wystawianej na rzecz podatnika VAT dotyczącej sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, numer VAT nabywcy był wskazany na paragonie fiskalnym dotyczącym danej transakcji.

Wystawienie faktury z pominięciem tego warunku może skutkować ryzykiem sankcji zarówno dla wystawcy, jak i nabywcy, który uwzględnił taką fakturę w ewidencji (sankcja wynosi 100% kwoty VAT wynikającej z faktury). Tym samym, jeśli sprzedawca opierając się na przywołanej wyżej praktyce organów podatkowych chciałby po 1 stycznia 2020 r. wystawić podatnikowi VAT fakturę do transakcji uprzednio udokumentowanej paragonem fiskalnym, a nabywca nie jest w stanie przedstawić oryginału paragonu, nie wystarczy weryfikacja i udokumentowanie, której konkretnej transakcji dotyczy żądanie.

Aby nie ryzykować nałożenia przez organ podatkowy 100% sankcji, sprzedawca powinien dodatkowo upewnić się, że na paragonie pierwotnie dokumentującym daną sprzedaż był wskazany numer VAT nabywcy (np. wygenerować i załączyć do pozostającego u sprzedawcy egzemplarza faktury kopię paragonu fiskalnego).