Sprawdź, co z MPP przy zapłacie kwoty wynikającej z faktury pro forma

Ustawa o VAT nie reguluje zasad wystawiania i posługiwania się fakturami pro forma. Faktury takie mają przede wszystkim walor informacyjny. Mogą być również traktowane jako wezwanie do zapłaty, gdy zapłata (zgodnie z warunkami transakcji) powinna nastąpić przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Posługiwanie się fakturami pro forma nie jest sprzeczne z przepisami i odbywa się na zasadach określonych przez ich wystawcę. Warto jednak pamiętać, że faktura pro forma nie może być traktowana jako faktura w rozumieniu ustawy o VAT.

Zatem nie zastępuje faktury wymaganej ustawą o VAT. Organy podatkowe wielokrotnie dawały temu wyraz w interpretacjach indywidualnych (por. np. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 czerwca 2013 r., nr IPPP2/443-463/13-2/KOM). 

Uwzględniwszy to, sprzedawca towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, wystawiając fakturę pro forma, nie ma obowiązku oznaczania jej wyrazami „mechanizm podzielonej płatności” – nawet, gdyby faktura proforma dotyczyła zapłaty kwoty przekraczającej kwotę 15 tys. zł.

Zapłata wnoszona przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi

Obowiązujące od 1 listopada 2019 r. przepisy dotyczące obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności dotyczą również płatności, o której mowa w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, tj. zapłaty otrzymywanej przez sprzedawcę, w całości lub w części, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usług (w szczególności jako przedpłata, zaliczka, zadatek lub rata).

Wynika z tego, że jeżeli nabywca towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, na podstawie faktury pro forma, o której mowa powyżej, dokona zapłaty sprzedawcy przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi, to powinien to zrobić z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

W takim przypadku w komunikacie przelewu, w miejsce numeru faktury, zobowiązany jest wpisać wyraz „zaliczka”. Podanie w komunikacie przelewu numeru faktury pro forma nie będzie poprawne. Numer faktury pro forma nie jest numerem faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Przede wszystkim jednak ustawodawca wprost nakazuje wpisanie wyrazu „zaliczka” (także wówczas, gdy wnoszona płatność będzie np. zadatkiem).

Obowiązkiem nabywcy, gdy spełnione są warunki dla obowiązkowego split payment, jest dokonanie płatności z zastosowaniem tego mechanizmu – bez względu na to, czy ze swoich obowiązków wywiązuje się sprzedawca. A zatem także wówczas, gdy faktura dotycząca towarów lub usług wskazanych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, w której kwota należności przekracza 15 tys. zł, nie zostanie przez sprzedawcę oznaczona wyrazami „mechanizm podzielonej płatności” – dokonanie przez nabywcę płatności bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności naraża na sankcje podatkowe i karnoskarbowe.    

O ile w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług obowiązkiem sprzedawcy jest sygnalizowanie istnienia obowiązku dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności poprzez umieszczenie na fakturze odpowiedniej adnotacji, o tyle w stosunku do płatności wnoszonych przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usług obowiązek taki w żaden sposób nie jest przez sprzedawcę sygnalizowany.

Nabywca zobowiązany jest samodzielnie zidentyfikować obowiązek zastosowania split payment. Z tego punktu widzenia umieszczanie na fakturach pro forma, stanowiących wezwanie do wniesienia zapłaty przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi, adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, może stanowić dla nabywcy cenną (jednak niewiążącą) informację o obowiązku dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Przy tym, skoro zasady wystawiania faktur pro forma nie są regulowane przepisami, a więc istnieje swoboda w zakresie ich treści, nie ma przeszkód, aby na fakturach pro forma umieszczań adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Nabywca zobowiązany jest samodzielnie weryfikować, czy płatność nie musi być dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Nie zwalnia go z tego obowiązku brak stosowanej adnotacji na fakturze sprzedawcy.