Pamiętaj o nowych zasadach wystawiania faktur

W ustawie o VAT od 2020 roku obowiązuje się zapis, zgodnie z którym w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz nabywcy lub usługobiorcy będącego podatnikiem VAT (krajowego podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej innego państwa UE) można wystawić wyłącznie, jeśli paragon zawierał numer, pod którym podatnik ten jest zarejestrowany dla celów VAT. W zamierzeniu ustawodawcy, nowe przepisy mają przeciwdziałać oszustwom podatkowym polegającym na tym, że paragony fiskalne były przedstawiane jako podstawa żądania wystawienia faktury na rzecz podatników VAT, którzy faktycznie nie byli stroną transakcji (a więc wystawiania tzw. pustych faktur).

Osoba dokonująca zakupu we własnym imieniu jako podatnik VAT lub w imieniu podatnika VAT (np. pracownik nabywający paliwo w imieniu zatrudniającej go spółki z o.o.) powinna żądać wystawienia faktury na właściwy podmiot będący nabywcą. Sprzedawca wie wówczas, że stroną transakcji jest podatnik VAT, w związku z czym nie ma obowiązku ewidencjonowania jej za pomocą kasy rejestrującej.

Jeśli z pewnych względów osoba dokonująca zakupu nie wskaże od razu, że nabywcą jest podatnik VAT, a zamierza fakturę uzyskać w przyszłości, to począwszy od 1 stycznia 2020 r. już na tym etapie powinna podać sprzedawcy numer VAT nabywcy. Numer ten powinien znaleźć się w treści paragonu fiskalnego. W przeciwnym razie, po wystawieniu paragonu niezawierającego tego numeru, sprzedawca nie będzie upoważniony do wystawienia na jego podstawie faktury. Analogicznie, sprzedawca nie wystawi również faktury na rzecz podatnika VAT innego niż ten, którego numer VAT widnieje na paragonie fiskalnym.

Oczywiście nie wszystkie kasy rejestrujące stosowane dotychczas na rynku zapewniają możliwość wpisania numeru VAT nabywcy w treści paragonu. Nie oznacza to jednak, że nowe regulacje nie dotyczą sprzedawców dysponujących kasami nieposiadającymi tej funkcjonalności. Przeciwnie – w takiej sytuacji, w celu uzyskania faktury wystawionej na rzecz podatnika VAT od 1 stycznia 2020 r. konieczne jest zażądanie jej już w momencie sprzedaży (czyli jednoznaczne wskazanie już na tym etapie, że nabywcą jest podatnik VAT, w związku z czym transakcja podlega udokumentowaniu fakturą i nie będzie ewidencjonowania na kasie rejestrującej). Jeśli osoba dokonująca zakupu nie uczyni tego i transakcja zostanie udokumentowana paragonem fiskalnym, faktura na rzecz podatnika VAT nie będzie mogła być później wystawiona.

Skutki niezastosowania się do powyższych zasad mogą być bardzo dotkliwe. Przede wszystkim, wystawca faktury na podstawie paragonu niezawierającego numeru VAT nabywcy jest narażony na ustalenie przez organ podatkowy dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 100% kwoty VAT wykazanego na takiej fakturze.

Sankcja w tej samej wysokości grozi również podatnikowi, który ujął w swojej ewidencji prowadzonej dla celów VAT fakturę wystawioną na podstawie takiego paragonu. Sankcja nie jest ustalana w przypadku osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność karnoskarbową za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe.

Niewątpliwie tak wysoki poziom sankcji z tytułu niezastosowania się do nowej regulacji w intencji ustawodawcy ma mieć również charakter prewencyjny. Trudno też kwestionować cel nowelizacji, czyli zwalczanie oszustw podatkowych dokonywanych z wykorzystaniem tzw. pustych faktur, często wyłudzanych przy niewiedzy sprzedawców przez nieuczciwe podmioty, które weszły w posiadanie paragonów dokumentujących transakcje dokonane przez inne osoby.

Niemniej można mieć wątpliwości, czy zasadne jest ustalenie wysokości sankcji na poziomie 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. Wątpliwości te dotyczą zwłaszcza sytuacji, w których wystawienie bądź ujęcie w ewidencji faktury wystawionej do paragonu niezawierającego numeru VAT nabywcy nie wiązało się z oszustwem podatkowym, lecz było np. wynikiem pomyłki (a podatnik VAT wskazany na fakturze jako nabywca rzeczywiście był stroną transakcji). Niestety, przepisy nie rozróżniają tych sytuacji i sam fakt odpowiednio wystawienia bądź ujęcia w ewidencji VAT faktury wystawionej z naruszeniem omawianych przepisów jest przesłanką do ustalenia 100% sankcji dla sprzedawcy lub odbiorcy faktury.

Należy zaznaczyć, że nowe przepisy nie mają zastosowania do faktur wystawianych na podstawie paragonów fiskalnych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT, tj. przede wszystkim osób fizycznych dokonujących zakupu w charakterze konsumenta (które zgodnie z przepisami o VAT mogą w odpowiednim terminie wystąpić z żądaniem wystawienia faktury).

Stosowanie nowych przepisów zostało również wyłączone w odniesieniu do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyjątkiem wynajmu samochodów osobowych wraz z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).