Znamy już najnowsze wyjaśnienia fiskusa dotyczące e-faktur

Ostatnie wydarzenia związane z COVID-19 spowodowały, że  coraz więcej firm całkowicie modyfikuje swoje procesy dostosowując je do możliwości pracy zdalnej, dostępności do dokumentów w chmurach. Mając to na uwadze przedsiębiorstwa ponoszą duże nakłady pracy oraz finansowe na stworzenie możliwości posiadania wszystkich danych w formie elektronicznej. Nasuwają się jednak pytania, czy jeśli przenosimy wszystko w tzw. chmurę, możemy pozbyć się wersji papierowych?  Największym problemem dla podatników staje się to, czy mogą faktury otrzymane w wersji papierowej po prostu zniszczyć.

Jak wskazują przepisy ustawy o podatku PIT i CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, w taki sposób, aby umożliwiała określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Powyższe ma być realizowane z uwzględnieniem odrębnych przepisów, do których należy ustawa o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości w art. 21 wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
  
  

Jednocześnie należy podkreślić, że na gruncie podatkowym wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

• jest definitywny, czyli wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• został właściwie udokumentowany;
• nie znajduje się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Tym samym udokumentowanie danych operacji gospodarczych w formie elektronicznej jest dopuszczalne pod warunkiem, że koszty poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Jak wskazuje dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG z 12 maja 2020 r. archiwizowanie faktur elektronicznie jest możliwe i pozwala na zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu.

W omawianym we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przypadku spółka wystawia faktury jako sprzedawca oraz otrzymuje faktury zakupu jako nabywca. Wysyłanie i otrzymywanie faktur odbywa się za pośrednictwem systemu, który umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Przesyłanie faktur za pośrednictwem systemu polega na tym, że po wystawieniu faktury w programie jest ona automatycznie dostępna w systemie, skąd może być w każdym czasie pobrana.  Planach jest poszerzenie funkcjonalności Systemu poprzez dodanie możliwości wgrywania przez użytkowników serwisu plików (skanów) stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie otrzymali w formie dokumentu papierowego oraz ich przechowywania w formie archiwum elektronicznego (w tzw. chmurze).

Faktury w postaci elektronicznej będą przechowywane na serwerach w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Spółka wyjaśniła, że zasady działania serwisu umożliwiają zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerach. Po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania.

W interpretacji indywidualnej dyrektor KIS przyznał rację podatnikowi, że faktury otrzymane w wersji papierowej mogą być skanowane, umieszczane na serwerze, a następnie ich wersje papierowe niszczone.

Takie dokumenty będą stanowiły koszt uzyskania przychodu, skoro spełniają przesłanki ustawy o rachunkowości, a jednocześnie  pod warunkiem, że zostały w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Poza podatkiem dochodowym podatnicy często martwią się, że w przypadku VAT nie będzie możliwości odliczenia podatku, lub też prawo do odliczenia zostanie zakwestionowane, jeśli forma papierowa faktury zostanie zniszczona.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepis ten nie wskazuje, w jaki sposób podatnicy mają przechowywać dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia tym podatkiem.

Jednocześnie art. 112a wskazuje, że podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
• otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

To do podatnika należy określnie sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Tym samym należy podkreślić, że nie ma w ustawie o VAT przepisów wskazujących na obowiązek przechowywania dokumentów w takiej formie, w jakiej zostały otrzymane, czy też w formie jedynie papierowej.

Powyższe było przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, gdzie dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (interpretacja z  7 kwietnia 2020 r. o nr0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM) rozpatrywał proces archiwizacji faktur w formie elektronicznej.

W omawianym przypadku proces archiwizacji przedstawiał się następująco:

• Elektroniczną archiwizacją dokumentów miały się zajmować wyznaczone osoby.
• Dokumenty będą skanowane po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej (tj. po sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz weryfikacji (tj. po sprawdzeniu czy informacje zamieszczone na dokumencie są rzetelne).
• Proces przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne będzie dotyczył wszystkich dokumentów, które spółka otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie podatku VAT, czyli faktur, faktur korygujących, not korygujących, paragonów.
• Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, tak aby zachować jego autentyczność, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem tego dokumentu.
• Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku w formacie pdf, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej.
• Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona przez podatnika na podstawie przyjętej u niego procedury akceptacji wydatków, dzięki której każdorazowo będzie miał on pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować wykonanie świadczenia przez wystawcę faktury.
• Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
• System będzie pozwalał na wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach takich jak np. nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu. Dodatkowo wykorzystane oprogramowanie będzie pozwalać na wyszukiwanie dokumentów po okresach do celów rozliczania podatku VAT.
• Czytelność faktury zostanie  zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów.
• Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu ich otrzymania co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jednocześnie podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a jeśli są przechowywane w formie elektronicznej pobranie ich i udostępnienie ich organom.